案例看OA如何攻克政府公文管理多细繁急4

2019-07-14 03:39:34 来源: 七台河信息港

摘要:曾几何时,“文山会海”四个字似乎概括了政府机关的绝大部分工作,而如今,针对“文山会海”整改行动早已在全国开展起来,但对于政府机关而言,公文和会议仍然是逃不开的两大核心。一个在政府机关工作的朋友告诉我,他所在的单位,一年处理的公文有6万多件次,如果按工作日来算,每天要处理一百六七十件,其重要性可见一斑。 【案例背景】公文管理四大痛

曾几何时,“文山会海”四个字似乎概括了政府机关的绝大部分工作,而如今,针对“文山会海”整改行动早已在全国开展起来,但对于政府机关而言,公文和会议仍然是逃不开的两大核心。一个在政府机关工作的朋友告诉我,他所在的单位,一年处理的公文有6万多件次,如果按工作日来算,每天要处理一百六七十件,其重要性可见一斑。

公文处理是各级行政机关一项重要的不可或缺的工作和行政行为,是机关之间进行工作联系的纽带与桥梁,是一项复杂的系统工程,主要表现在:

多:政府机关的公文类型繁多,包括决议、决定、命令、公报、公告、通稿、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等,几乎涉及到日常工作的方方面面,可以说,离开公文,很多政务工作将无法进行。

细:政府机关对公文格式的要求非常严谨,从审批用词到发文的字体字号、线的颜色/粗细都有严格的标准。各个环节都需要严谨仔细。

繁:政府机关每一种发文的文种的审批都有明确的审批路径,并且会涉及到上下级单位之间的流转,规范性强且复杂程度高。

急:政府公文往往对时效性要求非常高,什么时候的事什么时候办,一个文件不可以一办就办个十天半个月甚至更长时间:抗洪抢险的文件等洪水涨得决堤了再办将没有任何意义!

政府机关走出“文山会海”,走向高效办公,就好比断奶的过程,是一种必然,但过程需要付出很多的努力。

【案例再现】以公文管理为核心的政府工作平台

如何更好、更高效、更规范地落实公文管理呢?

回首2003年,协同OA刚刚开始往办公领域发展的时候,就已经注定了协同OA与政府公文管理的不解之缘。如今,协同OA已经成为全行业适用的组织管理平台,以公文管理为核心的政府工作平台也受到了政府机构的青睐。

以公文管理为核心的政府工作平台

发文拟稿——

细致落地:文种、公文格式、紧急程度细节全覆盖;

化繁为简:随需触发发文路径,支持复杂流转路径。

发文审核:合并文件供领导审阅移动端推送、实时审批,支持手写签批套红签发发文用印工作门户(上:百度风格通用工作门户、下:领导个性化的虚拟工作桌面)

【案例延伸】OA中公文管理的落地难点

公文管理在政府和国企里边本身是一个复杂的体系,牵扯到的部门和人员极为广泛,同时,公文的拟稿、审稿是否规范,签收、执行情况如何等,传统的公文管理是无法体现和进行跟踪的。即使通过协同OA落地,也需要多维思考:

拟稿(发文单填写、正文起草、确定是否会签、会签人是谁、确定发送范围):修改的过程应该有不同正文版本保留修改痕迹

会签(查看正文、修改正文、提供会签意见)需要版本保留痕迹;有权限的人可以查看痕迹;涉及到手写批注

审稿(综合会签意见并修改正文确定签发方式、确定签发人是那位或那些领导)

签发(相关领导提供相关签发意见或退回)

编号(对正式发文进行文件编号)

盖章:需要电子印章,涉及到印章管理

套红:必须符合一定的格式

分发签收:可以知道应阅、已阅、未阅

查阅(内部收文单位查看正式发文)

打印:必须能够控制谁可以打印红头文件几份;黑头文件是否需要控制打印

执行:督办、催办

公文归档查询:可以很方便按照时间、主题、关键词、发文单位等属性进行检索、归类

……

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